Waarom wordt een advies steeds groter?
Een belangrijke oorzaak is verrassend eenvoudig: de adviesvraag is aan het begin niet scherp genoeg.
Stel, een VAR in een ziekenhuis krijgt de vraag om te adviseren over het terugdringen van de werkdruk. Dat lijkt duidelijk. Maar waarover wordt precies advies gevraagd? Over roosters, administratieve belasting, personele bezetting of duurzame inzetbaarheid? En verwacht het bestuur een analyse, oplossingsrichtingen of een concreet voorstel?
Als je dat vooraf niet helder krijgt, kun je wekenlang relevante informatie verzamelen zonder te weten welke informatie je daadwerkelijk nodig hebt.
Meer informatie is niet automatisch een beter advies
Adviesraden bestaan vaak uit betrokken professionals. Dat is een kracht, maar kan ook een valkuil worden. Iedereen ziet vanuit zijn eigen praktijk relevante aspecten.
Een verpleegkundige brengt ervaringen vanaf de afdeling in, iemand anders heeft cijfers gevonden en een collega kent een onderzoek dat eigenlijk ook meegenomen zou moeten worden. Alles is relevant, maar niet alles wat relevant is, is noodzakelijk voor je advies.
Een goede analyse draait daarom niet om zoveel mogelijk informatie verzamelen. Je wilt weten: welke informatie hebben wij nodig om onze adviesvraag goed te kunnen beantwoorden?
Houd analyse en advies uit elkaar
Een tweede valkuil is dat analyse, meningen en oplossingen al snel door elkaar gaan lopen.
Neem een adviesraad binnen een zorginstelling die zich buigt over het behoud van medewerkers. Tijdens het analyseren roept iemand: “We moeten meer ontwikkelmogelijkheden aanbieden.” Dat kan uiteindelijk een prima aanbeveling zijn, maar op dat moment is het nog een mogelijke oplossing.
Door eerst te onderzoeken wat er speelt en waarom, voorkom je dat je te vroeg verliefd wordt op één oplossing.
Durf terug te gaan naar de kern
Ook tijdens het adviesproces helpt één simpele vraag:
Helpt wat we nu bespreken ons om de adviesvraag te beantwoorden?
Is het antwoord nee? Dan mag je het parkeren.
Hetzelfde geldt voor het uiteindelijke adviesdocument. Een gemeentelijke adviesgroep hoeft niet alle gesprekken, cijfers en overwegingen uit het proces in het advies op te nemen. De ontvanger wil vooral weten: wat adviseren jullie, waarom adviseren jullie dit en wat bevelen jullie concreet aan?
Een goed adviesproces geeft juist snelheid
Structuur klinkt misschien alsof je méér stappen toevoegt. In de praktijk kan het tegenovergestelde gebeuren.
Door achtereenvolgens de adviesvraag te verhelderen, gericht te analyseren, het advies te bepalen, bewust te presenteren en afspraken te maken over opvolging en borging, weet je steeds welke vraag op dat moment centraal staat.
En daarmee voorkom je misschien wel de grootste frustratie van adviesraden: na weken hard werken een uitstekend advies opleveren over een vraagstuk dat inmiddels alweer drie stappen verder is.
NB: de afbeelding die gebruikt is bij dit artikel is gegenereerd met AI.
